صورت وضعیت نویسی پروژه یک سند کوتاه و به راحتی قابل هضم است که به این سؤال پاسخ می دهد: پروژه ما چگونه پیش می رود؟ صاحبان پروژه آنها را در فواصل زمانی منظم – اغلب هفتگی، ماهانه یا فصلی – ایجاد می کنند تا میزان پیشرفت یک تیم به سمت یک هدف و اینکه آیا آنها در مسیر جدول زمانی اولیه خود قرار دارند یا خیر.
صورت وضعیت نویسی پروژه با جمع بندی سریع اهداف کلی پروژه و پروژه های فرعی منتهی به آن شروع می شود. آنها سپس ارزیابی می کنند که آیا این پروژه های فرعی در مسیر درست قرار دارند، در معرض خطر عقب ماندن از زمان بندی یا تاخیر هستند. در نهایت، آنها در مورد هر گونه تهدید در حال ظهور در ضرب الاجل بحث می کنند و راه هایی برای غلبه بر آنها پیشنهاد می کنند.
چرا صورت وضعیت ایجاد کنیم؟
هدف اصلی از ایجاد صورت وضعیت پروژه، به‌روزرسانی سهامداران اصلی – رئیس، مشتری یا سرمایه‌گذاران شما – در مورد سلامت پروژه یا نحوه پیش‌آمده آن است. گزارش شما باید در یک نگاه قابل مشاهده باشد، بنابراین مدیران بالاتر مطمئن باشند که محصولات قابل تحویلی را که درخواست کرده اند دریافت خواهند کرد.
در حالی که ذینفعان ارشد معمولاً مخاطبان اصلی صورت وضعیت هستند، هرکسی که پروژه با آن تماس می‌گیرد می‌تواند از داشتن یک نمای کلی از آنچه در جریان است بهره ببرد.
چرا صورت وضعیت نویسی پروژه برای تیم مهم است؟
بیایید صادق باشیم: اکثر مردم از صورت وضعیت و مقدار پیشرفت متنفرند.
با این حال، انعکاس و مستندسازی پیشرفت یک پروژه برای تحویل موفقیت آمیز آن ضروری است و سازمان ها را قادر می سازد تا شیوه های خوب را برای پروژه های آینده بیاموزند و توسعه دهند.
وضعیت پروژه و نقاط عطف را ردیابی می کند
هدف اصلی گزارش های پیشرفت، ردیابی وضعیت پروژه و نقاط عطف به دست آمده است.
این به چند دلیل مهم است.
اول، به شما اجازه می دهد تا اثربخشی تلاش های خود را به طور عینی ارزیابی کنید.
دوم، گزارش‌های دقیق کمک می‌کند تا همه اعضای تیم در یک صفحه باقی بمانند، اعضای جدید را همراهی کنند و درصورتی‌که تصمیم به ادامه کار داشته باشید، انتقال را تسهیل می‌کند.
علاوه بر این، آنها ذینفعان کلیدی را در جریان قرار می‌دهند تا انتظارات واقع بینانه‌ای داشته باشند که پروژه چه زمانی تکمیل می‌شود یا چقدر هزینه دارد.
در نهایت، میزان پیشرفت به رهبری ارشد این امکان را می‌دهد تا تصمیمات آگاهانه‌ای را در مورد ادامه پروژه یا قطع کردن و هدایت منابع به ابتکار دیگری اتخاذ کند.
این اغلب زمانی اتفاق می افتد که بعید است پروژه در چارچوب زمانی یا بودجه برنامه ریزی شده به اهداف خود دست یابد.
موانعی را که بر تکمیل مورد انتظار تأثیر می گذارد، شناسایی می کند
گزارش های پیشرفت به اعضای تیم کمک می کند تا موانعی را که با آن مواجه می شوند فکر کنند و فرصت هایی را برای غلبه بر آنها شناسایی کنند.
به عنوان مثال، اگر پشته ابزار ناکافی باشد یا تیم فاقد تخصص کافی برای تکمیل وظایف خود باشد، ممکن است برای رسیدگی به این مشکل به منابع بیشتری نیاز داشته باشد.
گاهی اوقات یک ذینفع به خصوص دشوار، مانند یک تنظیم کننده، می تواند سد راه باشد و تیم باید در مورد اینکه چگونه آنها را در کنار خود قرار دهد تا امکان پیشرفت آسان پروژه را فراهم کند.
کمک به برنامه ریزی آینده پروژه ها
صورت وضعیت پیشرفت نیز فرصت های یادگیری عالی هستند.
تأمل در مورد آنچه به خوبی پیش رفته و چالش هایی که با آن ها روبرو شده اید برای بهبود فرآیندهای شما در مراحل بعدی پروژه ضروری است.
هنگامی که پروژه شروع می شود، اغلب اطلاعات کافی برای پیش بینی یا برآورد دقیق وجود ندارد. با این حال، با پیشرفت پروژه و در دسترس قرار گرفتن داده های جدید، برآورد مجدد شما واقع بینانه تر خواهد بود.
با ثبت درس های آموخته شده و به اشتراک گذاری آنها در سراسر سازمان، به مدیران پروژه های آینده کمک می کنید تا پروژه های خود را با موفقیت انجام دهند.
هر چند وقت یکبار باید صورت وضعیت پروژه ایجاد کنید؟
صورت وضعیت خود را در فواصل زمانی منظم ایجاد کنید تا بتوانید پیشرفت خود را در طول زمان درک کنید. مدت زمانی که بین گزارش ها باقی می گذارید به محدوده پروژه شما و تعداد ذینفعان درگیر بستگی دارد.
برای مثال، فرض کنید در حال راه‌اندازی یک استخر برای ساختمان در حال ساخت هستید، که انتظار دارید سه هفته طول بکشد – همکاری بین یک کپی‌رایتر، متخصص مدیریت ارتباط با مشتری و مدیر بازاریابی محتوا. این پروژه دارای چند ذینفع و یک مهلت کوتاه است، بنابراین شما به گزارش وضعیت هفتگی نیاز دارید تا همه را در مسیر خود نگه دارید.
از سوی دیگر، تصور کنید که یک شرکت بزرگ هستید که کل پلتفرم CRM خود را به یک سایت سفارشی منتقل می کند. انتظار می‌رود این پروژه دو سال طول بکشد و بسیاری از سهامداران از جمله تیمی از مهندسان، نویسندگان UX، طراحان و یک کمیته راهبری را درگیر کند. شما به گزارش وضعیت ماهانه نیاز دارید تا همه گروه ها را از پیشرفت پروژه مطلع کنید و اطمینان حاصل کنید که آنها به اندازه کافی فاصله دارند که هر بار تغییرات معنی داری برای بحث وجود داشته باشد.
یک صورت وضعیت خوب چیست؟
یک صورت وضعیت پروژه خوب مختصر، واضح است و همیشه از یک الگو پیروی می کند.
گزارش وضعیت برای ذینفعان ایجاد می شود. به این ترتیب، آنها باید حاوی اطلاعاتی باشند که ذینفعان می‌خواهند بدانند، به نحوی که می‌خواهند آن را ببینند و با توجه به زمان و برنامه‌هایشان.
با در نظر گرفتن این موضوع، یک گزارش وضعیت پروژه خوب باید به شرح زیر باشد:
ساختاریافته و واضح – گزارش باید به شیوه ای منطقی، ترجیحاً با نمودارها و جداولی که داده های پیچیده را تجزیه می کند و همه اطلاعات ضروری را در یک نگاه ارائه می دهد، ساختار یافته باشد.
متناسب با نیازهای ذینفعان – سهامداران مختلف ارشد و پروژه های مختلف گزارش وضعیت متفاوتی را طلب می کنند، بنابراین بهتر است در ابتدا بر روی یک ساختار توافق کنید.
ثابت – استفاده از الگوی یکسان برای همه گزارش‌های وضعیت به مقایسه گزارش‌ها کمک می‌کند و همچنین به ذینفعان کمک می‌کند تا بدانند دقیقاً چه انتظاری داشته باشند و کجا اطلاعات مورد نظر خود را پیدا کنند.
مختصر – رئیس شما نیازی به دانستن تعداد دقیق ساعاتی که پیمانکار شخص ثالث برای انجام یک کار خاص صرف کرده است، ندارد – آنها فقط باید بدانند که این کار انجام شده است. در واقع باید بدانند که این کار به درستی انجام شده است.
عینی و صادقانه – فقط شامل اطلاعاتی باشد که با حقایق پشتیبانی می شود. عینی بودن و عدم صداقت در گزارش وضعیت می تواند پیامدهای مخربی داشته باشد.
نتیجه
دو راه برای فکر کردن به گزارش ها وجود دارد.
شما می توانید آنها را به عنوان یک مزاحمت غیر ضروری در نظر بگیرید که فقط به حجم کاری شما می افزاید و منبعی از ناامیدی های مداوم است.
از طرف دیگر، می توانید آنها را به عنوان فرصتی برای تأمل و بهبود فرآیندهای خود برای تحویل مؤثرتر پروژه در نظر بگیرید.
پس فکر نکنید که اینکار پر زحمت و ملال آور بیهوده است بلکه با توجه به تمام چیزهایی که گفتیم برای پیشرفت بیشتر و بهتر پروژه مناسب می باشد.